打ち合わせが終わったあと、「さて議事録を作らなきゃ」と気が重くなる。施工管理をやっていれば、誰もが一度は感じる瞬間です。
私は現役の施工管理として18年、数えきれないほどの打ち合わせ議事録を書いてきました。正直に言うと、議事録づくりは「地味だけど時間が溶ける」作業の代表格です。
ですが、ここ1年ほどAIを実際の現場業務で使うようになってから、議事録にかける時間が1件30分から5分前後まで縮みました。
この記事では、打ち合わせの録音からAIで議事録を仕上げるまでの手順を、現場で実際に試した一次情報としてまとめます。コピペで使えるプロンプト例も載せるので、今日の打ち合わせからそのまま使えます。
施工管理の議事録づくりが「地味にきつい」理由
まず、なぜ議事録がこんなに負担なのかを整理しておきます。ここが分かると、AIに任せるべき部分も見えてきます。
打ち合わせ後の記憶が薄れる前に書く必要がある
議事録は鮮度が命です。打ち合わせから時間が経つほど、「あの数字いくつだったか」「誰が何を持ち帰ったか」が曖昧になります。
だからこそ、現場仕事の合間を縫って急いで書くことになり、負担が大きくなります。
「言った・言わない」を防ぐ証拠になる
施工管理の議事録は、単なるメモではありません。
- 決定事項を関係者で共有する
- 宿題（持ち帰り事項）と担当者を明確にする
- あとで「言った・言わない」のトラブルを防ぐ
この3つの役割があるため、抜け漏れが許されません。ここがAIと相性のよいポイントです。
AIで議事録を自動作成する全体の流れ【3ステップ】
私が現場でやっている手順はシンプルです。大きく3ステップに分けられます。
ステップ1｜打ち合わせを録音して文字起こしする
スマホのボイスメモで打ち合わせを録音し、文字起こしアプリやGoogleドキュメントの音声入力でテキスト化します。
最近はスマホの標準機能だけでも、かなりの精度で文字起こしできます。
> ⚠️ 録音する前に、必ず参加者に一言ことわりを入れてください。無断録音はトラブルのもとです。
ステップ2｜AIに議事録フォーマットへ整形させる
文字起こししたテキストをそのままAIに渡し、議事録の型に整えてもらいます。
ここがAIの一番得意な作業です。だらだらした会話ログを、決定事項・宿題・次回予定にきれいに振り分けてくれます。
ステップ3｜自分の目で最終チェックする
AIの出力は9割正しくても、1割は事実と違うことがあります。
数字・固有名詞・日付だけは、自分の記憶と突き合わせて必ず確認します。ここを省かないことが、AI議事録を安全に使うコツです。
コピペで使える議事録プロンプト例
実際に私が使っているプロンプトを公開します。文字起こしテキストを貼り付けるだけで動きます。
基本：会話ログを議事録に整形する
あなたは建設現場の施工管理です。 以下は打ち合わせの文字起こしです。これを議事録に整形してください。
- 日時／場所／参加者（不明な項目は「未記入」と書く）
- 決定事項（箇条書き）
- 持ち帰り事項（内容／担当／期限の表形式）
- 次回打ち合わせの予定
- 会話の言い回しは残さず、事実だけを簡潔に書く
- 数字・日付は本文のまま正確に転記する
- 不明点は勝手に補完せず「要確認」と明記する
（ここに貼り付け）
「不明点は勝手に補完せず要確認と書く」と指示するのがポイントです。AIの作り話（ハルシネーション）を防げます。
応用：決定事項と宿題だけを抜き出す
時間がないときは、議事録の全文ではなく要点だけAIに抜かせます。
以下の打ち合わせ文字起こしから、 「決定事項」と「持ち帰り事項（担当・期限つき）」だけを 箇条書きで抜き出してください。 あいまいな点は「要確認」と書いてください。（ここに貼り付け）
これだけでも、打ち合わせ直後の共有メールがすぐ作れます。
どのAIツールを使えばいい？（ChatGPT・Gemini・Claude）
議事録の整形は、どの主要AIでも十分こなせます。私の使い分けはこうです。
- ChatGPT：とりあえず迷ったらこれ。議事録整形の安定感が高い
- Gemini：Googleドキュメントとの連携がスムーズ
- Claude：長い文字起こしを丸ごと渡しても破綻しにくい
ツールごとの違いは、別記事で詳しく比較しています。あわせて読むと選びやすくなります。
💡 ツール選びで迷ったら、Copilot・Geminiで施工管理の現場DXを加速｜使えるAIツール徹底比較で各ツールの得意分野を確認してください。
また、議事録だけでなく施工管理業務全体をAIで効率化したい方は、Claude Codeで施工管理業務を効率化する使い方も参考になります。
議事録AI活用で気をつける2つの注意点
便利な反面、使い方を間違えるとリスクになります。最低限この2つは守ってください。
1. 機密情報を外部AIに入力しない
工事金額・発注者名・図面など、機密にあたる情報は外部のAIサービスに入力しないでください。
社内にAI利用ルールがある場合は、必ずそれに従いましょう。固有名詞は伏せ字にしてから渡すのが安全です。
2. 出力を鵜呑みにしない
繰り返しになりますが、AIは「もっともらしい間違い」をします。
特に数値・期限・担当者は、議事録として配る前に自分の目で確認する。この一手間が信頼を守ります。
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まとめ｜議事録はAIに「下書き」させ、人が仕上げる
施工管理の議事録づくりは、AIで大幅に時短できます。要点はこの3つです。
- 録音→文字起こし→AI整形の3ステップで30分が5分になる
- プロンプトに「不明点は要確認と書く」と入れて作り話を防ぐ
- 機密情報は入力しない／数字と担当者は人が最終確認する
AIに議事録の「下書き」をさせて、人は「判断と仕上げ」に集中する。これが現場で18年やってきた私のたどり着いた使い方です。
議事録以外にも現場で使えるAI活用法を知りたい方は、施工管理のAI活用事例7選【2026年版】で今すぐ使える実例をまとめています。
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